Die Gründung einer US LLC ist derzeit eine der beliebtesten Rechtsformen für ortsunabhängige Unternehmer und Digitale Nomaden, aber auch stationäre Immobilien Investments oder einfacher Datenschutz für die eigene Webseite lassen sich damit preiswert umsetzen.

In diesem Artikel schauen wir uns an, welche zwölf großen Fehler du als neuer LLC Besitzer vermeiden solltest, um nicht den Schutz der privaten Haftung zu verlieren oder auf einmal Steuern in den USA zahlen zu müssen. Unser Beispiel geht von einer klassischen Single Member LLC (also nur ein Member bzw. Besitzer, der auch gleichzeitig Manager ist aus).

1. Der Übergang zwischen dir und deiner LLC ist fließend.

Wann immer du etwas in deinem Unternehmen tust, solltest du es so handhaben, wie du es auch in einem Unternehmen mit mehreren Mitgliedern, Gesellschaftern, Aktionären manchen würdest. Dazu gehört es, ein operating agreement zu erstellen (das ist ein Dokument, das regelt wie das Business funktioniert), Meetings (mit dir selbst) einzuberufen und aufzuzeichnen, Entscheidungen schriftlich festzuhalten, etc. Das klingt am Anfang etwas steif und künstlich, sichert dich aber ab, dass alle Abläufe und Entscheidungen in deinem Business einem festen Muster folgen und nicht spontan entschieden werden. Das sind u.a. Themen wie Gehälter/Ausschüttungen, teure Anschaffungen, Eröffnung von Konten usw.

Wenn der Unterschied zwischen dir und deinem Business klar abgegrenzt werden kann, verringert sich massiv die Chance, dass im Haftungsfall auf dein privates Vermögen zugegriffen werden kann.

2. Du ziehst immer direkt alles Geld aus der LLC in deine private Kasse

Eine Grunderwartung des Staates an dein Business ist, dass deine LLC immer genug Geld hat, um die regelmäßigen Ausgaben zu bestreiten, und natürlich mit mindestens diesem Geld auch haftet. Wenn du nun nach jeder Einnahme alles Geld auf dein Privatkonto abziehst, in der Absicht, dass so jemand, der deine LLC verklagt dann nicht an das Geld heran kommt, so wird gerne und regelmäßig der Durchgriff auf das Privatvermögen gestattet.

Sorge also dafür, dass da Bankkonto deiner LLC immer ausreichend gefüllt ist.

3. Du vermischst privates Geld mit Firmengeld auf dem gleichen Konto.

Genauso schlimm, wie alles Geld direkt abzuziehen, ist gar nicht zwischen dem Geld der LLC und deinem privaten Geld zu unterscheiden. Wenn im Haftungsfall von dir nicht klar nachgewiesen kann, welches Geld dem Unternehmen, und welches Geld dir gehört, wird gerne großzügig entschieden und du erzeugst ein unnötiges Risiko für dein Privatvermögen.

Richte also separate Konten und Kreditkarten für deine LLC ein und wenn du Gelder hin und her schieben musst, dann immer mit klarem und eindeutigen Verwendungzweck.

4. Du unterschreibst Verträge als Privatperson und nicht als Vertreter der LLC

Wann immer du einen Vertrag unterschreibst, achte darauf, dass du diesen im Namen deiner LLC abschließt und unterschreibst, nicht einfach nur in bzw. mit deinem eigenen Namen. Denn sonst hat dieser Vertrag gar nichts mit der LLC zu tun, sondern wird zu deinem privaten Vergnügen.

Unterschreibe also immer als XY LLC, vertreten durch [Dein Name].

5. Generiere einen Nexus in einem US Bundesstaat oder Territorium oder halte dich zu lange im Land auf.

Die Nichtbesteuerung in den USA („disregarded entity“) hat für dich (als nicht-US Person) die Bedingung, dass deine LLC keinen Nexus in einem US Bundesstaat oder Territorium auslöst, grob gesagt also keine lokalen Geschäfte macht oder lokalen Einnahmen erzielt. Wann ein Nexus geschaffen wird ist durch ganz viele Einzelfallentscheidungen bestimmt worden, die den Rahmen diese Artikels sprengen würden, aber so gehören u.a. Einnahmen aus Investments in US Aktien, Vermietung von US Immobilien, Lagerung von physischen Produkten, z.B. für Amazon FBA, Einnahmen aus Urheberrechten, Lizenzen von US Personen oder zur Nutzung in den USA schon dazu, auch wenn du als Programmierer per Fernwartung eine Leistung auf einem PC in den USA für einen US Kunden lieferst, kann das schon als Nexus ausgelegt werden.

Zusätzlich gibt es für die USA den substancial presence test. Dieser sorgt ab einer gewissen Anzahl von Anwesenheit auf US Territorium für eine (beschränkte) Steuerpflicht in den USA (auch wenn dich das parallel nicht unbedingt zur US Person macht). Dabei ist es egal, ob du nur zum Urlaub oder aus anderen Gründen im Land bist.

Achte also genau auf deine angebotenen Produkte und Dienstleistungen und deine private Anwesenheit im Land.

6. Du vergisst das Ausfüllen von Formular 5472 und 1120.

Dieser Fehler betrifft nicht alle LLC Besitzer, jedoch sind gewisse Transaktionen zwischen dir (bzw. den Besitzern) der LLC und dem Unternehmen meldepflichtig. Das ganze passiert über das Formular 5472, auf dem diese Transaktionen mit jeder einzelnen Partei aufgeschlüsselt werden müssen. Zudem muss – immer dann wenn ein 5472 ausgefüllt wird – auch die Titelseite vom Formular 1120 (Nur Kopfdaten und Abschnitte B und E) eingesendet werden (Achtung, nicht an die Adresse auf dem Formular!).

Das Versäumen dieser Vorschriften kann neben empfindlichen Geldstrafen am Ende auch zur Löschung deiner LLC führen. Prüfe also jedes Jahr, ob du die Formulare ausfüllen musst.

7. Du hast keinen registered agent (mehr) im Bundesstaat deiner Registrierung. 

Ein registered agent ist ein Vertreter deiner LLC im jeweiligen Bundesstaat, der befugt ist Schreiben vom Staat, der Stadt und dem Federal Government rechtsverbindlich anzunehmen. Deshalb darf die Adresse des registered agents auch kein Postfach sein. Registered agent services gibt es bereits für kleines Geld. Zu vergessen die Jahresgebühr zu zahlen kann aber teuer werden, denn wenn daraufhin die LLC wegen Nichterreichbarkeit gelöscht wird, stehst du wieder privat im Fokus.

Prüfe also immer jährlich, ob dein registered agent noch existiert und für dich tätig ist.

8. Du registrierst deine LLC als „member managed“ mit deiner Privatadresse im öffentlichen Register

In allen Bundesstaaten hast du die Wahl, deine LLC entweder als member managed (inhabergeführt) oder manager managed (von einem Manager/Geschäftsführer geführt) zu gründen. Sobald du „manager managed“ auswählst ist in den meisten Bundesstaaten nur noch dieser Manager und nicht mehr du selbst als Inhaber ersichtlich. Zwar kannst du auch Manager und Member in Personalunion sein, doch das ist dann von außen erst einmal nicht ersichtlich und ein späterer Austausch des Inhabers muss dem Bundesstaat entweder nicht angezeigt werden oder wird nicht veröffentlicht.

Zusätzlich zur Meldung als „member managed“ geben viele Gründer ihre private Anschrift (im Ausland) im Handelsregister an und wundern sich dann, dass sie von Werbung oder fragwürdigen Angeboten überhäuft werden. Ordentliche „registered agents“ bieten an, deren Adresse anstelle der Privatadresse des Inhabers oder Managers im Register zu verwenden und den ganzen Werbeunfug auszusortieren.

9. Du registrierst die LLC im falschen Bundesstaat

Vielleicht hast du schon einmal irgendwo gelesen Delaware wäre eine Steueroase in den USA, Wyoming gut für die Haftung, New Mexico so anonym und Nevada gut für Adult-Content? An diesen Dingen ist auch ein Funken Wahrheit, jedoch bekommen Geschäftskunden deiner LLC in Deutschland graue Haare wenn die Rechnung aus Delaware kommt, mit einer anonymen LLC aus New Mexico bekommst du vielleicht kein Konto, weil du nicht nachweisen kannst, dass dir die LLC gehört, der Haftungsschutz in Wyoming wird durch dein Wohnsitzland ausgehebelt oder deine Nevada LLC hostet ihren Content nicht in Nevada und ist so anfällig für Klagen und schon ist dein schönes Setup dahin. Bevor du dich für einen Bundesstaat entscheidest, solltest du genau schauen, ob dieser auch zu deinem Geschäftsmodell oder zum geplanten Einsatz der LLC passt. Eine Übersicht über die einzelnen Bundesstaaten findest du hier.

10. Deine LLC besteht aus einem Blatt Papier

Du hast deine LLC gegründet und ein schönes Dokument mit einem Stempel oder Siegel vom jeweiligen Bundesstaat erhalten und denkst, damit ist die Sache erledigt. Doch mit diesem einen Blatt Papier fängt die LLC erst an. Zusätzlich benötigt deine LLC ein Operating Agreement, sollte ein regelmäßiges Meeting abhalten (sog. „minutes“), sollte Mitgliedschaftszertifikate an die Inhaber ausstellen, sich eine EIN Nummer besorgen, etc. Auch wenn die Gesetze der meisten Bundesstaaten all diese Dinge (bis auf die EIN) als freiwillige Tätigkeiten angeben, kann im Rahmen eines Gerichtsverfahrens in Zweifel gezogen werden, dass die LLC überhaupt aktiv genutzt wurde, sondern dass ohne all diese Formalien du immer in deinem privaten Namen gehandelt hast.

11. Du nutzt eine „Standard“-LLC

Der Vorteil von LLCs ist, dass diese sehr flexibel aufgebaut und für ganz unterschiedliche Dinge verwendet werden können. Doch nachdem du eine LLC entweder selbst für ein paar Dollar Gebühren beim Bundesstaat oder durch einen „99 Dollar Dienstleister“ gegründet hast, hat die LLC zwar einige grundlegende Fähigkeiten, kann aber noch lange nicht alles leisten, was du mal darüber gelesen hast, sondern muss individuell auf das, was sie können soll angepasst werden. Weil dir das weder der Bundesstaat noch dein 99 Dollar Dienstleister erklärt, landest du dann doch wieder beim „teuren“ Consultant.

12. Du denkst, die LLC kann mehr als sie wirklich kann

Oftmals wird komplett missverstanden, wie eine LLC funktioniert. Stellen wir uns mal vor du machst AirBnB Vermietung über die LLC. Jetzt fährst du mit deinem Auto leicht angetrunken, ohne ausreichende Versicherung über die Landstraße und verletzt einen anderen Menschen und denkst jetzt, dass die LLC dich davor schützt, dass du dein AirBnB Objekt verlieren kannst. Doch genau da greift die LLC meist nicht (von besonderen COPE Status LLCs mal abgesehen), sondern die LLC schützt dich davor, wenn in deinem AirBnB jemand betrunken die geputzte Treppe herunter fällt und die Reinigungskraft kein gelbes Schild „nasser Boden“ aufgestellt hat. Die LLC schützt das was darin ist also nicht vor deinen Dummheiten.

Ich hoffe, ich konnte dich als frischen LLC Besitzer vor den häufigsten Anfängerfehlern mit dieser Liste bewahren. Falls du Unterstützung bei der Gründung deiner LLC (oder einer großen Zahl anderer Unternehmensstukturen) brauchst, Hilfe benötigst die Formulare auszufüllen oder noch weitere Fragen hast, melde dich gerne bei mir zu einer individuellen Beratung.