Im Jahr 2021 ist in den USA der Corporate Transparency Act (CTA) in Kraft getreten. Ein Jahr nach der Einführung stehen zwar immer noch keine Formulare bereit, um diesen neuen Meldepflichten nachzukommen, jedoch verdichtet sich die Lage, wie das ganze in der Praxis aussehen könnte. Was wir im folgenden beschreiben stammt aus einem Umsetzungsvorschlag der zuständigen Behörde FinCEN, von dem wohl das meiste auch so oder zumindest in die Praxis überführt wird, sofern es keine besondere Lobbygruppe findet, die noch Ausnahmen oder Änderungen für sich beantragt.

Das Unternehmen hinter Lifestyle Solutions beteiligt sich übrigens aktiv an der Kommunikation mit der Behörde, um auf die Besonderheiten der Berichtspflicht und damit verbundene Herausforderungen für ortsunabhängige Unternehmer (oftmals ohne festen Wohnsitz) insbesondere und ausländische Unternehmer generell hinzuweisen. Ob dieses Feedback aber auf fruchtbaren Boden fällt, bleibt abzuwarten.

Die folgende Übersicht zeigt den aktuellen Vorschlag der FinCEN, und wo zutreffend, auch unsere Kommentare und Wünsche an die Behörde dazu. Die endgültige Umsetzung kann vom hier beschriebenen abweichen. Sobald es eine finale Entscheidung gibt, wird dieser Artikel aktualisiert.

Für alle bestehenden LLC (und Corporation-) Besitzer gibt es also – noch – Entwarnung, es ist aktuell noch nichts zu tun.

Wer muss eigentlich einen Bericht einreichen?

Sowohl sogenannte domestic companies als auch foreign companies. Eine domestic company ist ein Unternehmen, was nach dem Recht eines US Bundesstaates (oder Territoriums, im folgenden immer Bundesstaat genannt) gegründet wurde, eine foreign company ist ein Unternehmen, dass nach dem Recht eines ausländischen Staates gegründet wurde (z.B. eine deutsche GmbH) aber die Lizenz erworben hat, in den USA Geschäfte zu machen (sog. foreign registration).

Unternehmen aus einigen bereits stark reglementierten oder staatsnahen Branchen müssen nichts melden (z.B. Banken, Versicherungen, Unternehmen mit öffentlicher Beteiligung, etc.). Selbst wenn ein Unternehmen keine Angaben machen muss, ist jedoch geplant, dass ein solches Unternehmen zumindest eine Meldung machen muss, dass es keine Angaben machen muss und auf welche Ausnahme es sich beruft. Damit soll sichergestellt werden, dass man genau weiß, wer das Formular absichtlich (oder aus versehen) nicht absendet und wer das nicht tut, weil er nichts zu melden hat und damit Strafen einfacher durchgesetzt werden können.

Über wen muss berichtet werden?

Relevant für einen Report ist der sogenannte ultimate beneficial owner (UBO), also die Person, die am Ende die effektiv am Unternehmen substanziell wirtschaftlich berechtigte Person ist. Nomineeinhaber/-direktoren werden hier übersprungen.

Substanziell wirtschaftlich berechtigt bedeutet, dass die Person – direkt oder indirekt – Kontrolle über das Unternehmen ausübt, z.B. als Geschäftsführer (aber auch indirekt z.B. dessen Ehepartner), z.B. die Ernennung oder Entlassung von Geschäftsführern veranlasst , Zugriff auf das Bankkonto des Unternehmens hat, Entscheidung über die Verwendung des Vermögens des Unternehmens trifft etc.  Als substanziell wirtschaftlich berechtigt gilt auch, wer 25% oder mehr der Anteile des Unternehmens hält. Hält ein anderes Unternehmen 25% oder mehr an Anteilen, muss dieses ebenfalls eine Anteilsverteilung offen legen, bis man am Ende bei einer natürlichen Person als UBO angekommen ist. So wird auch bei Trusts nicht der Trust selbst sondern der Beneficiary des Trusts herangezogen.

Wer kümmert sich um das einreichen der Berichte?

Bei Neugründungen der sog. „company applicant“, die Person, die die Gründungsunterlagen beim jeweiligen Bundesstaat (bzw. Behörde im Ausland) abgibt.

Bei bestehenden Unternehmen kann eine andere Person an diese Stelle treten (z.B. Registered Agent, Gründungsdienstleister, Inhaber,…) wenn der company applicant mit dem Unternehmen nichts mehr zu tun hat. Doch selbst dann muss über diesen ursprünglichen company applicant berichtet werden.

Verantwortlich für die Angaben im Bericht ist die Person, die einen Bericht einreicht, und sei es im Auftrag für andere. Agents, Dienstleister, Anwälte, etc. werden hier also in die Pflicht genommen, für die Richtigkeit der Angaben zu sorgen.

Wann muss berichtet werden?

Einen ersten Bericht müssen Unternehmen, die vor dem Datum an dem das Procedere in Kraft tritt gegründet wurden, innerhalb eines Jahres ab diesem Datum einreichen. Neu gegründete Unternehmen müssen den Bericht innerhalb von 14 Tagen nach Gründung einreichen.

Jedes mal, wenn sich die zu berichtenden Informationen ändern muss ein aktualisierter Bericht innerhalb von 30 Tagen übermittelt werden. Insbesondere für Inhaber ohne festen Wohnsitz/Adresse dürfte das zu sehr vielen Berichten führen, wenn dauernd die aktuelle Adresse gemeldet werden muss. Fällt einem Unternehmen auf, dass es etwas falsches gemeldet hat, hat es 14 Tage Zeit diese Daten straffrei zu korrigieren. Dieser Zeitpunkt gilt ab dem Moment an dem man „annehmen könnte“ dass dem Unternehmen dieser Fehler aufgefallen sein „müsste“.

Welche Informationen müssen gemeldet werden?

Informationen zum Unternehmen

  • Unternehmensname
  • Geschäftliche Anschrift (nicht die Anschrift des Registered Agents oder Gründungsdienstleisters)
  • Registrierungsnummer (z.B. vom Bundesstaat)
  • EIN Nummer
  • DUNS Nummer
  • LEI

Informationen zu(m) UBO(s)

  • Name wie im Ausweisdokument (bei Unternehmen: Name laut Register)
  • Geburtsdatum (bei Unternehmen: Gründungsdatum)
  • Derzeitige Wohnadresse (bei Unternehmen: Büroadresse)
  • Eindeutige Identifikationsnummer (z.B. Reisepass) (bei Unternehmen Registernummer).
  • Foto des Dokuments mit der Identifikationsnummer (z.B. Foto des Reisepasses)
  • Nach aktuellem Stand freiwillig: Steuernummer des UBO
  • Evtl (noch nicht geklärt): Exakte Anteilsverteilung und welche Art Kontrolle besteht

Gerade das Thema Wohnadresse dürfte hier bei ortsunabhängigen Unternehmern zu Problemen führen, da hier der Ort gemeint ist, an dem die Person anzutreffen ist, kein Briefkasten, Postweiterleitungsdienst, aber z.B. auch keine leer stehenden Zweitwohnungen.

Wohnadresse ist auch definiert als die Ansässigkeitsadresse aus steuerlicher Sicht, was gerade für Dauerreisende ohne eine solche eine Herausforderung darstellen dürfte.

Zudem beabsichtigt FinCEN eine Regel, dass wenn es keine Person gibt, die die substanzielle Beteiligung oder Kontrolle erfüllt, trotzdem eine Person benannt werden muss, die dieser Definition am nächsten kommt.

Alternativ zu diesen Daten kann man sich direkt bei der FinCEN für eine Identifikationsnummer anmelden, wobei hier die gleichen Informationen erhoben werden. Der einzige Vorteil besteht darin, dass die Daten nicht der Person, die den Bericht einreicht zur Verfügung stehen (z.B. Wenn der Gründungsdienstleister nicht wissen soll, wo man wohnt).

Informationen zum Gründer (original company applicant)

Egal wie lange die Gründung schon her ist, die Informationen die für den UBO gefordert werden (abhängig von Beteiligung und Kontrolle, wenn nicht zutreffend) werden auch von der Person gefordert, die die Gründung ursprünglich eingereicht hat, selbst wenn diese Person bereits verstorben ist oder mit dem Unternehmen schon lange nichts mehr zu tun hat, z.B. beim Wechsel des Gründungsdienstleisters, Rechtsanwalts, etc. Hier kann ggf. einiges an Recherche für alt eingesessene Unternehmen fällig werden.

Informationen zu der Person, die den Report einreicht.

  • Unternehmensadresse, wenn diese Person ein Unternehmen unterhält, dass sich mit der Gründung und Compliance für Firmen beschäftigt.
  • Private Wohnadresse (s. obige Definition), wenn es sich um eine Privatperson handelt

Wer hat Zugriff auf die Informationen?

Generell hat erst einmal die erhebende Behörde (FinCEN) darauf Zugriff. Section 6403 des Gesetzes erlaubt aber die Weitergabe der Daten an andere Regierungsbehörden (national und international im Rahmen von Amtshilfe bei Strafverfolgung) sowie an Finanzinstitute für Due Diligence Prüfungen. Ein automatischer internationaler Datenaustausch ist derzeit nicht vorgesehen.

Welche Strafen stehen im Raum?

Zivilrechtlich: Für jeden Tag an dem eine Falschinformation fortbesteht oder die Meldung einer korrekten und/oder vollständigen Information unterbleibt oder aktiv verweigert wird: Bis zu $500.

Strafrecht: Bis zu $10.000 und/oder 2 Jahre Haft.

Wer haftet?

Generell jede Person, die falsche Informationen berichtet oder die Information von richtigen Informationen unterlässt oder behindert. So kann sowohl ein UBO bestraft werden, der sich nicht als solcher zu erkennen gibt oder darüber Falschangaben macht, als auch ein Geschäftsführer, der einen Bericht nicht absendet obwohl er alle Unterlagen hat, als auch ein Gründungsdienstleister oder Unternehmensbetreuer, der seine Unternehmenskunden nicht auf ihre Verpflichtungen hinweist oder dafür sorgt, dass diese ihnen nachkommen.

Ab wann gilt das?

Ein konkreter Termin wird derzeit von der Behörde nicht benannt. Es dürfte hingegen noch mehrere Monate dauern, bis die Rückmeldungen zum aktuellen Umsetzungsentwurf ausgewertet wurden. Erst danach werden entsprechende Formulare und/oder IT Systeme geschaffen. Unserer Einschätzung nach dürfte das ganze erst gegen Ende des Jahres oder 2023 relevant werden, sofern bei der Behörde nichts durch politischen Druck forciert wird.

Kann ich jetzt schon etwas tun?

Als Unternehmer ohne Ansässigkeitsadresse aus steuerlicher Sicht kann es sinnvoll sein, sich eine solche zuzulegen und darüber auch einen Nachweis zu haben (z.B. Brief einer Finanzbehörde). Ebenso können bereits jetzt Besitzer eines Unternehmens, dass von einem company applicant gegründet wurde der inzwischen nicht mehr zur Verfügung steht mit der Recherche dessen Informationen beginnen, um später, falls die Meldefristen knapper ausfallen als erwartet, nicht von dieser Aufgabe erwischt zu werden.

Unternehmer, deren US Unternehmen von Lifestyle Solutions betreut wird werden rechtzeitig vor Inkrafttreten der Regelungen informiert und zur Abgabe aller relevanten Informationen aufgefordert. Jetzt bereits hierzu Informationen einzureichen ist nicht nötig, da sich Dinge wie die Wohnadresse und ggf. auch Reisepassnummer bis zum entsprechenden Datum ja noch ändern könnten.

Kann ich weiterhin anonym bleiben?

Die Anonymität wird für Unternehmer nur minimal beeinträchtigt. Selbst wenn bisher z.B. das Handelsregister eines Bundesstaates die Inhaber und Manager von Unternehmen nicht (oder nicht durchsuchbar) aufgeführt hat, muss in der Regel für die Erlangung einer US Steuerummer (EIN) ein vertretungsberechtigter Ansprechpartner beim IRS (US Finanzamt) angegeben werden und diese Angabe aktuell gehalten werden. Damit ist zumindest für die USA das Unternehmen nicht mehr komplett anonym und bereits hier boten bestehende gesetzliche Regelungen zur (internationalen) Amtshilfe die Möglichkeit diese Information zur Strafverfolgung an andere Behörden und Organe weiter zu geben.

Diese Amtshilfe besteht auch im neuen Umsetzungsentwurf fort. Erschwert wird hier durch die Notwendigkeit ein Foto/Scan des Dokuments mit der Identifikationsnummer einzureichen, die Möglichkeit einfach willkürlich falsche Namen/Personendaten für die Ansprechpartner anzugeben. Während dies schon bisher illegal war, sind Fälle bekannt, in denen Unternehmer under Pseudonymen oder fiktiven Namen jahrelang US Unternehmen betrieben haben. Sicherlich kann mit genügend krimineller Energie auch ein Identifikationsdokument gefälscht werden, jedoch erzeugt das neben den Strafen für Falschangaben noch andere Straftatbestände, so dass dazu nicht geraten wird.

Während der IRS bisher in den meisten Fällen nicht verpflichtet war Daten aufgrund einer Anfrage nach dem Informationsfreiheitsgesetz der USA (FOIA) herauszugeben, wird sich hier erst in der Praxis zeigen, welche Daten sich von FinCEN über diesen Weg beschaffen lassen. Doch selbst wenn dies möglich sein sollte ist ein solches Verfahren sehr zeitaufwändig und wird in aller Regel nicht von Endkunden oder Wettbewerbern des Unternehmens betrieben, sofern nicht ein eklatanter Gesetzesverstoß im Raum steht, für den der Inhaber des Unternehmens belangt werden soll, aber die internationale Amtshilfe nicht in Anspruch genommen werden kann.

Es kann also angenommen werden, dass US Unternehmen, die bereits jetzt anonym geführt werden, auch weiterhin gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, Familienmitgliedern oder anderen Nichtregierungsstellen diese Anonymität beibehalten werden. Zusätzliche beteiligte die Informationen über die Inhaber-/Kontrollverhältnisse erhalten sind neben FinCEN ggf. der Registered Agent und Gründungsdienstleister.

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