Dieser Artikel erschien ursprünglich im Januar 2022. Aktualisiert Anfang Oktober 2022 mit den nun verabschiedeten finalen Regelungen. Änderungen und Aktualisierungen zum ursprünglichen Artikel sind in grün hinzugefügt, nicht mehr aktuelle Informationen durchgestrichen.

Unser vollständiges Angebot zu Dienstleistungen und Compliance mit dem CTA findest du hier.

Im Jahr 2021 ist in den USA der Corporate Transparency Act (CTA) in Kraft getreten. Ein Jahr nach der Einführung stehen zwar immer noch keine Formulare bereit, um diesen neuen Meldepflichten nachzukommen, jedoch verdichtet sich die Lage, wie das ganze in der Praxis aussehen wird. Was wir im folgenden beschreiben stammt aus einem Umsetzungsvorschlag der zuständigen Behörde FinCEN, von dem wohl das meiste auch so oder zumindest in die Praxis überführt wird, sofern es keine besondere Lobbygruppe findet, die noch Ausnahmen oder Änderungen für sich beantragt. Hier beschrieben wird nun die finale Regelung vom 30. September 2022 (87 FR 59498).

Das Unternehmen hinter Lifestyle Solutions beteiligt sich übrigens aktiv an der Kommunikation mit der Behörde, um auf die Besonderheiten der Berichtspflicht und damit verbundene Herausforderungen für ortsunabhängige Unternehmer (oftmals ohne festen Wohnsitz) insbesondere und ausländische Unternehmer generell hinzuweisen. Ob dieses Feedback aber auf fruchtbaren Boden fällt, bleibt abzuwarten. Das von Lifestyle Solutions eingereichte Feedback fiel leider oder auch immerhin (nur) zum Teil auf fruchtbaren Boden bei der FinCEN. Es wurde zumindest die Existenz von „tax-nomads“ und deren besondere Herausforderungen wahrgenommen. 

Die folgende Übersicht zeigt das finale Ruling der FinCEN, und wo zutreffend, auch unsere Kommentare und Wünsche an die Behörde dazu.

Für alle bestehenden LLC (und Corporation-) Besitzer gibt es also – noch – Entwarnung, es ist aktuell noch nichts zu tun. Stichtag für vor dem 01.01.2024 gegründete Unternehmen ist der 01.01.2025

Wer muss eigentlich einen Bericht einreichen?

Sowohl sogenannte domestic companies als auch foreign companies. Eine domestic company ist ein Unternehmen, was nach dem Recht eines US Bundesstaates (oder Territoriums, im folgenden immer Bundesstaat genannt) gegründet wurde, eine foreign company ist ein Unternehmen, dass nach dem Recht eines ausländischen Staates gegründet wurde (z.B. eine deutsche GmbH) aber die Lizenz erworben hat, in den USA Geschäfte zu machen (sog. foreign registration).

Unternehmen aus einigen bereits stark reglementierten oder staatsnahen Branchen müssen nichts melden (z.B. Banken, Versicherungen, Unternehmen mit öffentlicher Beteiligung, etc.). Selbst wenn ein Unternehmen keine Angaben machen muss, ist jedoch geplant gilt, dass ein solches Unternehmen zumindest eine Meldung machen muss, dass es keine Angaben machen muss und auf welche Ausnahme es sich beruft. Damit soll sichergestellt werden, dass man genau weiß, wer das Formular absichtlich (oder aus versehen) nicht absendet und wer das nicht tut, weil er nichts zu melden hat und damit Strafen einfacher durchgesetzt werden können.

Über wen muss berichtet werden?

Relevant für einen Report ist der sogenannte ultimate beneficial owner (UBO), also die Person, die am Ende die effektiv am Unternehmen substanziell wirtschaftlich berechtigte Person ist. Nomineeinhaber/-direktoren werden hier übersprungen.

Substanziell wirtschaftlich berechtigt bedeutet, dass die Person – direkt oder indirekt – Kontrolle über das Unternehmen ausübt, z.B. als Geschäftsführer (aber auch indirekt z.B. dessen Ehepartner), z.B. die Ernennung oder Entlassung von Geschäftsführern veranlasst , Zugriff auf das Bankkonto des Unternehmens hat, Entscheidung über die Verwendung des Vermögens des Unternehmens trifft etc.  Als substanziell wirtschaftlich berechtigt gilt auch, wer 25% oder mehr der Anteile des Unternehmens hält. Hält ein anderes Unternehmen 25% oder mehr an Anteilen, muss dieses ebenfalls eine Anteilsverteilung offen legen, bis man am Ende bei einer natürlichen Person als UBO angekommen ist. Zusätzlich gilt auch als UBO, wer mind. 25% der vom Unternehmen ausgezahlten Profite erhält, auch wenn diese Person nicht die Eigenschaft eines Eigentümer hat. So werden z.B. auch Personen, die im Operating Agreement einer LLC bedacht werden zum UBO, selbst wenn sie weder Member noch Manager sind.  So wird auch bei Trusts nicht der Trust selbst sondern der Beneficiary aber unter Umständen auch der Trustee oder Grantor des Trusts herangezogen.

Wer kümmert sich um das einreichen der Berichte?

Bei Neugründungen in der Regel der sog. „company applicant“, die Person, die die Gründungsunterlagen beim jeweiligen Bundesstaat (bzw. Behörde im Ausland) abgibt. Das neu gegründete Unternehmen kann aber auch jede andere Person damit beauftragen.

Bei bestehenden Unternehmen kann eine andere Person an diese Stelle treten (z.B. Registered Agent, Gründungsdienstleister, Inhaber,…) wenn der company applicant mit dem Unternehmen nichts mehr zu tun hat. Doch selbst dann muss über diesen ursprünglichen company applicant berichtet werden. Über den company applicant von Unternehmen, die vor dem 01.01.2024 gegründet wurden muss nicht berichtet werden.

Verantwortlich für die Angaben im Bericht ist die Person, die einen Bericht einreicht, und sei es im Auftrag für andere. Agents, Dienstleister, Anwälte, etc. werden hier also in die Pflicht genommen, für die Richtigkeit der Angaben zu sorgen. Die Haftenden und Empfänger einer Strafe sind aber nicht nur die Person, die den Bericht einreicht, sondern alle die ihr ggf. falsche Informationen gegeben oder richtige Informationen vorenthalten haben.

Wann muss berichtet werden?

Einen ersten Bericht müssen Unternehmen, die vor dem 01.01.2024 Datum an dem das Procedere in Kraft tritt gegründet wurden, spätestens zum 01.01.2025. Neu gegründete Unternehmen müssen den Bericht innerhalb von 14 30 Tagen nach Gründung einreichen. Gründung bedeutet hier das frühere Datum von entweder dem Tag, an dem der Inhaber das Gründungsdokument erhalten hat oder das Datum an dem die Gründung von der zuständigen Behörde veröffentlicht wurde.

Jedes mal, wenn sich die zu berichtenden Informationen ändern muss ein aktualisierter Bericht innerhalb von 30 Kalendertagen übermittelt werden. Insbesondere für Inhaber ohne festen Wohnsitz/Adresse dürfte das zu sehr vielen Berichten führen, wenn dauernd die aktuelle Adresse gemeldet werden muss. Fällt einem Unternehmen auf, dass es etwas falsches gemeldet hat, hat es 30 Tage Zeit diese Daten straffrei zu korrigieren. Dieser Zeitpunkt gilt ab dem Moment an dem man „annehmen könnte“ dass dem Unternehmen dieser Fehler aufgefallen sein „müsste“ und beträgt maximal 90 Tage ab dem Moment ab dem man die falschen Angaben übermittelt hat. Die Korrektur muss alle Falschangaben die im vorherigen Report gemacht wurden korrigieren. Eine „Salamitaktik“ um alle 90 Tage nur eine Information zu korrigieren wird damit ausgeschlossen. 

Welche Informationen müssen gemeldet werden?

Informationen zum Unternehmen

  • Unternehmensname
  • Jegliche „doing business as“ Namen
  • Bundesstaat oder Territorium der Registrierung
  • Geschäftliche Anschrift in den USA* (nicht die Anschrift des Registered Agents oder Gründungsdienstleisters).
  • Registrierungsnummer (z.B. vom Bundesstaat)
  • EIN Nummer (ist verpflichtend und muss innerhalb der 30 Tage nach Gründung vorliegen um die Frist einzuhalten)
  • DUNS Nummer
  • LEI

* Der CTA geht (leider) davon aus, dass ein Unternehmen eine Adresse in den USA hat, an dem es entweder seinen „Hauptsitz“ (principal place of business) hat, oder zumindest einen „Hauptort“ (primary location) an dem das Unternehmen regelmäßig Geschäfte macht, der sich von der Adresse unbeteiligter Dritter differenzieren lässt. Hieraus dürfte sich ableiten, dass ein US Unternehmen mindestens irgendwo ein „office“ anmieten müsste oder einen anderen stabilen Ort innerhalb der USA „besorgen“ müsste um dieses Anforderung zu erfüllen.

Informationen zu(m) UBO(s)

  • Name wie im Ausweisdokument (bei Unternehmen: Name laut Register)
  • Geburtsdatum (bei Unternehmen: Gründungsdatum)
  • Derzeitige Wohnadresse* (bei Unternehmen: Büroadresse)
  • Eindeutige Identifikationsnummer (z.B. Reisepass) (bei Unternehmen Registernummer).
  • Foto des Dokuments mit der Identifikationsnummer (z.B. Foto des Reisepasses oder einer US ID, US Reisepass, US Führerschein.)
  • Nach aktuellem Stand freiwillig: Steuernummer des UBO
  • Evtl (noch nicht geklärt): Exakte Anteilsverteilung und welche Art Kontrolle besteht

*Gerade das Thema Wohnadresse dürfte hier bei ortsunabhängigen Unternehmern zu Problemen führen, da hier der Ort gemeint ist, an dem die Person anzutreffen ist primär residiert, kein Briefkasten, Postweiterleitungsdienst, aber z.B. auch keine leer stehenden Zweitwohnungen.

Wohnadresse ist auch definiert als die Ansässigkeitsadresse aus steuerlicher Sicht, was gerade für Dauerreisende ohne eine solche eine Herausforderung darstellen dürfte.

Die Definition der Adresse als Ansässigkeitsadresse aus steuerlicher Sicht wurde – vermutlich auch dank unserer Anregungen zum Thema Tax Nomads – nicht in das finale Regelwerk übernommen. 

Zudem beabsichtigt FinCEN eine Regel, dass wenn es keine Person gibt, die die substanzielle Beteiligung oder Kontrolle erfüllt, trotzdem eine Person benannt werden muss, die dieser Definition am nächsten kommt.

Alternativ zu diesen Daten kann man sich direkt bei der FinCEN für eine Identifikationsnummer anmelden, wobei hier die gleichen Informationen erhoben werden. Der einzige Vorteil besteht darin, dass die Daten nicht der Person, die den Bericht einreicht zur Verfügung stehen (z.B. Wenn der Gründungsdienstleister nicht wissen soll, wo man wohnt).

Informationen zum Gründer (original company applicant)

Egal wie lange die Gründung schon her ist, die Informationen die für den UBO gefordert werden (abhängig von Beteiligung und Kontrolle, wenn nicht zutreffend) werden auch von der Person gefordert, die die Gründung ursprünglich eingereicht hat, selbst wenn diese Person bereits verstorben ist oder mit dem Unternehmen schon lange nichts mehr zu tun hat, z.B. beim Wechsel des Gründungsdienstleisters, Rechtsanwalts, etc. Hier kann ggf. einiges an Recherche für alt eingesessene Unternehmen fällig werden. weggefallen für Unternehmen, die vor dem 01.01.2024 gegründet wurden.

Informationen zu der Person, die den Report einreicht.

  • Unternehmensadresse, wenn diese Person ein Unternehmen unterhält, dass sich mit der Gründung und Compliance für Firmen beschäftigt.
  • Private Wohnadresse (s. obige Definition), wenn es sich um eine Privatperson handelt

Company applicant können auch mehrere Personen sein, wenn die Aufgaben z.B. aufgeteilt sind, so ist sowohl die Person, die den Gründungsprozess beaufsichtigt (z.B. Lifestyle Solutions) ein company applicant als auch die Person, die am Ende die Gründungsformulare physisch beim Amt im jeweiligen Bundesstaat abgibt.

Wer hat Zugriff auf die Informationen?

Generell hat erst einmal die erhebende Behörde (FinCEN) darauf Zugriff. Section 6403 des Gesetzes erlaubt aber die Weitergabe der Daten an andere Regierungsbehörden (national und international im Rahmen von Amtshilfe bei Strafverfolgung) sowie an Finanzinstitute für Due Diligence Prüfungen. Ein automatischer internationaler Datenaustausch ist derzeit nicht vorgesehen, jedoch wird für den Datenzugriff eine separate Regelung verabschiedet.

Welche Strafen stehen im Raum?

Zivilrechtlich: Für jeden Tag an dem eine Falschinformation fortbesteht oder die Meldung einer korrekten und/oder vollständigen Information unterbleibt oder aktiv verweigert wird: Bis zu $500.

Strafrecht: Bis zu $10.000 und/oder 2 Jahre Haft.

Wer haftet?

Generell jede Person, die falsche Informationen berichtet oder die Information von richtigen Informationen unterlässt oder behindert. So kann sowohl ein UBO bestraft werden, der sich nicht als solcher zu erkennen gibt oder darüber Falschangaben macht, als auch ein Geschäftsführer, der einen Bericht nicht absendet obwohl er alle Unterlagen hat, als auch ein Gründungsdienstleister oder Unternehmensbetreuer, der seine Unternehmenskunden nicht auf ihre Verpflichtungen hinweist oder dafür sorgt, dass diese ihnen nachkommen.

Ab wann gilt das?

Die Verordnung gilt ab 01.01.2024. Alle Unternehmen, die vor dem 01.01.2024 gegründet wurden, haben bis zum 01.01.2025 Zeit, die Information zu übermitteln. Alle Unternehmen die ab dem 01.01.2024 gegründet werden haben ab Gründungsdatum (s. oben) 30 Werktage Zeit.

Kann ich jetzt schon etwas tun?

Als Unternehmer ohne „echte“ Geschäftsadresse in den USA kannst du dich bereits vorab darum kümmern, dass zum Stichtag des Reportings eine solche vorliegt und bereits dafür sorgen, dass alle o.a. Informationen verfügbar sind.

Unternehmer, deren US Unternehmen von Lifestyle Solutions betreut wird werden rechtzeitig vor dem ersten Report informiert, bei der Umsetzung aller Anforderungen unterstützt und zur Abgabe aller relevanten Informationen aufgefordert. Jetzt bereits hierzu Informationen einzureichen ist nicht nötig, da sich Dinge wie die Wohnadresse und ggf. auch Reisepassnummer bis zum entsprechenden Datum ja noch ändern könnten.

Kann ich weiterhin anonym bleiben?

Die Anonymität wird für Unternehmer nur minimal etwas beeinträchtigt. Selbst wenn bisher z.B. das Handelsregister eines Bundesstaates die Inhaber und Manager von Unternehmen nicht (oder nicht durchsuchbar) aufgeführt hat, muss in der Regel für die Erlangung einer US Steuernummer (EIN) ein vertretungsberechtigter Ansprechpartner beim IRS (US Finanzamt) angegeben werden und diese Angabe aktuell gehalten werden. Damit ist zumindest für die USA das Unternehmen nicht mehr komplett anonym und bereits hier boten bestehende gesetzliche Regelungen zur (internationalen) Amtshilfe die Möglichkeit diese Information zur Strafverfolgung an andere Behörden und Organe weiter zu geben.

Diese Amtshilfe besteht auch im neuen Regelwerk fort. Erschwert wird hier durch die Notwendigkeit ein Foto/Scan des Dokuments mit der Identifikationsnummer einzureichen, die Möglichkeit einfach willkürlich falsche Namen/Personendaten für die Ansprechpartner anzugeben. Während dies schon bisher illegal war, sind Fälle bekannt, in denen Unternehmer under Pseudonymen oder fiktiven Namen jahrelang US Unternehmen betrieben haben. Sicherlich kann mit genügend krimineller Energie auch ein Identifikationsdokument gefälscht werden, jedoch erzeugt das neben den Strafen für Falschangaben noch andere Straftatbestände, so dass dazu nicht geraten wird.

Während der IRS bisher in den meisten Fällen nicht verpflichtet war Daten aufgrund einer Anfrage nach dem Informationsfreiheitsgesetz der USA (FOIA) herauszugeben, wird sich hier erst in der Praxis zeigen, welche Daten sich von FinCEN über diesen Weg beschaffen lassen. Doch selbst wenn dies möglich sein sollte ist ein solches Verfahren sehr zeitaufwändig und wird in aller Regel nicht von Endkunden oder Wettbewerbern des Unternehmens betrieben, sofern nicht ein eklatanter Gesetzesverstoß im Raum steht, für den der Inhaber des Unternehmens belangt werden soll, aber die internationale Amtshilfe nicht in Anspruch genommen werden kann.

Personen, die bisher hingegen nur indirekt von US Unternehmen profitierten (z.B. über ein LLC Operating Agreement, einen Social Club, Trusts etc.) werden sich hingegen erstmalig gegenüber FinCEN „outen“ müssen.

Es kann also bestätigt werden, dass US Unternehmen, die bereits jetzt anonym geführt werden, auch weiterhin gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, Familienmitgliedern oder anderen Nichtregierungsstellen diese Anonymität beibehalten werden. Zusätzliche Beteiligte, die Informationen über die Inhaber-/Kontrollverhältnisse erhalten sind neben FinCEN ggf. der Registered Agent und Gründungsdienstleister.

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