Wir haben uns vor einiger Zeit schon mit den Angewohnheiten erfolgreicher Menschen und auch wie sie diese an ihre Kinder weitergeben befasst. Ein Teil davon war die Angewohnheit von festen Arbeitszeiten.

Doch nicht nur, dass die Arbeitszeiten fest sind, sondern auch wie diese strukturiert sind ist eine spannende Inspiration für den eigenen Erfolg. Zusammen mit der Herausforderung, wie man dies als ortsunabhängiger und vielreisender Unternehmer abbildet, bildet das die Grundlage für die Strategien, die wir uns heute genauer anschauen.

Die Dauer von Aufgaben großzügig überschätzen

Unser Gehirn ist nicht besonders gut mit exakten Schätzungen wie lange ein schlecht definierter Vorgang dauert. Je kleiner und detaillierter die Aufgabe ist, desto genauer können wir – bewusst oder unbewusst – diesem Vorgang eine Dauer zuordnen.

Wenn ich dich frage, wie lange du morgens brauchst um dich nach dem Aufstehen für den Tag „fertig zu machen“, wird deine Gesamtschätzung ungenauer ausfallen, als wenn ich dich frage wie lange du brauchst um die Zähne zu putzen, dir Socken anzuziehen oder Kaffee zu kochen.

Um nicht zu sehr ins Micromanagement abzudriften und Dinge wie Haare waschen oder Duschen in den Kalender zu schreiben, nutzen viele erfolgreiche Menschen einfach die ersten paar Tage die eine neue Routine beinhalten eine Stoppuhr und vergleichen das später mit einem vorher geschätzten Wert. Mit der Zeit weiß man grob, um welchen Faktor man sich verschätzt und packt diesen einfach pauschal auf die ursprüngliche Schätzung oben drauf. Der Fehlerfaktor des Autors liegt bei ungefähr 0,25, d.h. für eine Aufgabe mit der geschätzten Dauer von einer Stunde würden 1 Stunde 15 Minuten im Kalender veranschlagt. Anfangs lag dieser Faktor bei ca. 0,5. Je mehr man seine eigenen Gewohnheiten kennt, desto geringer wird mit der Zeit diese Abweichung. Insbesondere dann, wenn du auf einmal viel unerwartete Freizeit zwischen den Terminen hast, kannst du den Faktor für zukünftige Termine vorsichtig senken.

Maximale Auslastung von 80% im Kalender

Wenn du deinen Kalender zu 100% füllst und nur ein Termin länger dauert als gedacht, verschiebt sich nicht nur alles nach hinten (oder du versuchst bei anderen Terminen unnötig aufs Tempo zu drücken und es wird deshalb unsauber gearbeitet), sondern auch deine Freizeit leidet weil du dann erst später am Tag mit dem letzten Termin fertig wirst.

Durch kleinere Lücken im Kalender – bewährt haben sich vier Lücken von je 5% – hast du etwas Puffer um auch beim Folgetermin oder der nächsten Aufgabe nicht in Termindruck zu geraten. Als Bonus planst du für diese 5% Lücken kleine Aufgaben ein, die nicht zeitlich gebunden sind (z.B. einen weiteren Artikel auf dieser Webseite lesen, Beiträge auf Social Media beantworten, etc.).

Der erste Blick am morgen und der letzte Blick am Abend gehen in den Kalender

Bevor du am morgen beginnst die ganzen Nachrichten, die über Nacht aufgelaufen sind abzuarbeiten, sollte der erste Blick auf die Tagesübersicht deines Kalenders führen. So hast du eine grobe Idee, was dich erwartet und es ist unwahrscheinlicher etwas zu vergessen, z.B. weil aus versehen keine Erinnerung gesetzt wurde.

Ebenso lohnt sich abends noch ein ähnlicher Blick auf den Kalender des kommenden Tages, so hat dein Unterbewusstsein schon etwas Zeit, sich auf das was kommt vorzubereiten.

Erinnerungen auf 2 Minuten vor Termin stellen

Nachdem du am morgen schon grob weißt, was wann wo passiert, reicht es aus, dich kurz vorher daran erinnern zu lassen. Zu frühe Erinnerungen führen dazu, dass du dich von der aktuellen Aufgabe ablenken lässt und dein Gehirn schon während einem Termin über den nächsten nachzudenken beginnt. Damit verlierst du wertvolle Produktivzeit.

Zwei Minuten hingegen reichen aus, um alle Browsertabs zu schließen, noch einmal kurz in den Spiegel zu schauen, sich ein neues Getränk zu holen um dann pünktlich mit der Aufgabe zu beginnen.

Den Kalender und die Routine der wichtigsten Personen kennen

Ein Tipp der den Autor selbst anfangs erstaunt hat, war zu wissen was die X wichtigsten Menschen mit denen man sich umgibt (wobei X so zwischen 5 und 10 liegt) wann machen. Dazu braucht man keinen Zugriff auf deren Kalender und muss auch nicht genau wissen, was die Person genau macht, aber wann sie beschäftigt ist, wo ihre 5% Pausen liegen, wann gute Zeiten sind sie zu erreichen und wann man mit einer Antwort auf Anfragen rechnen kann.

Als ortsunabhängiger Unternehmer kommt noch das Thema unterschiedlicher Zeitzonen mit dazu, schließlich möchte man seinen wichtigsten Geschäftspartner oder guten Freund nicht unnötig nachts um drei Uhr aus dem Bett klingeln.

Hat man sich hierzu einmal unterhalten, markiert man einfach die Zeiten in der die andere Person gut erreichbar ist mit einer entsprechenden Farbe (analoges Kalenderbuch) oder legt einen separaten digitalen Kalender an, den man sich bei Bedarf überlappend zu seinem eigenen einblenden lassen kann und so gleich erkennt, wann die eigenen freien Zeiten mit denen der anderen Person überlappen.

Ein kleiner Hack für schnelle Kommunikation per Email ist, seine Mail kurz vor Beginn einer freien Zeit der anderen Person abzusenden (z.B. über die Emailfunktion „zeitversetzt senden“), so erscheint diese beim anderen genau zur rechten Zeit ganz oben in der „Inbox“ und die Chance ist groß, dass diese mit eine der ersten ist, die beantwortet wird.

Die Zwei Minuten Regel

Kurz und knapp: Für alles was weniger als zwei Minuten dauert lohnt es sich nicht einen Termin anzulegen, das wird gleich erledigt. Für die Abschätzung ob das wirklich nur zwei Minuten dauert den persönlichen Faktor um den man sich verschätzt immer gleich mit einkalkulieren.

Aufgaben nach Spaßfaktor sortieren

Die unangenehmsten Termine legen sich erfolgreiche Menschen immer auf den frühen morgen. Der Gedanke dahinter ist „danach kann es nur noch besser werden“.

Wenn du z.B. mit Fitness beginnen willst, stellst du dir deine Laufschuhe direkt vors Bett und machst das zu deinem ersten Termin am Tag. Danach hast du es hinter dir und freust dich auf alle anderen weniger „lästigen“ Termine. Legst du die Fitness eher ans Tagesende steigt die Chance massiv, dass du es auf den nächsten Tag verschiebst, ausfallen lässt oder den vorherigen Termin extra noch verlängerst um dann vor dem inneren Schweinehund argumentieren zu können, dass du „ja keine Zeit hattest“.

Nicht mehr als 4 bis 5 Stunden am Tag in Intervallen von 20 Minuten konzentriert arbeiten

Dies widerspricht stark der Mentalität der sogenannten „hustler“ also derjenigen, die meinen, dass sie 16 oder mehr Stunden am Tag arbeiten müssen um am weitesten nach vorne zu kommen. Das Gehirn der meisten von uns hat aber eine Beschränkung von ca. 4 bis 5 Stunden am Tag, die es mit maximaler Leistung funktioniert.

Zudem liegt die Aufmerksamkeitsspanne eines durchschnittlichen Erwachsenen für eine einzige Aufgabe bei ca. 20 Minuten für maximale Leistung. Mit ausgiebigem Training kann man diese Zeit (angeblich) auf bis zu 90 Minuten strecken, braucht danach aber auch ungefähr die Hälfte der Zeit die man dazu gewonnen hat wieder als Erholungszeit. Will man also konzentriert mit maximaler Leistung eine Stunde durchpowern, sollte man danach mindestens 20 Minuten (40 Minuten Zugewinn geteilt durch zwei) Pause fürs Gehirn einplanen.

Thementage

Unser Gehirn kennt etwas, dass man „flow“ nennt. Wenn wir in eine Sorte von Aufgabe tief genug „abtauchen“ geht uns das auf einmal automatisch von der Hand. Jedes mal wenn wir diesen „flow“ unterbrechen, egal wie kurz die Unterbrechung auch ist, dauert es eine mehr oder weniger feste Zeit bis das Gehirn wieder in diesen Status zurück kehrt.

Bestenfalls legen wir also verwandte Aufgaben, die den gleichen „flow“ Status benötigen hintereinander, statt von Verkaufsgesprächen zur Buchhaltung zu springen oder von Videobearbeitung (audio/visuell) zum schreiben von Blogbeiträgen (visuell/taktil).

So kann z.B. ein „Schreibtag“ sinnvoll sein, an dem Emails, Verträge, etc. verfasst werden, dann ein „Telefontag“ egal ob mit Kunden oder Oma, etc.

Selbst wenn das nicht mit kompletten Tagen geht, sind zumindest ähnliche Blocks hilfreich.

Termine absagen

„Wenn du ein totes Pferd reitest, steig ab.“ gilt auch besonders für den Terminplaner. Erfolgreiche Menschen sind sich nicht zu schade dafür, wenn sie erkennen, dass ein Termin sie nicht weiter bringt, diesen abzusagen. Pflichtveranstaltungen wie „jour fixe“ oder „Abstimmungsmeetings“ bringen in den wenigsten Fällen wirkliche Fortschritte. Lassen sich Termine aus Diplomatie nicht absagen, ist die nächste Abstufung seine/n Assistenten/Assistentin in den Termin zu schicken. Spätestens wenn sich nur noch Assistenten miteinander unterhalten herrscht dann meist Konsens es gleich komplett zu streichen.

Zum guten Ton gehört natürlich einen Termin rechtzeitig (mindestens am Vortag) abzusagen.

Der 5AM Club ist selten die Lösung

Von vielen Motivationstrainern hört man oftmals den „Lifehack“ dass man den Tag möglichst früh beginnen soll, um dann, wenn andere mit der Arbeit beginnen schon selbst fast fertig zu sein.

In der Praxis sind die meisten erfolgreichen Menschen nicht im 5AM Club. Zum einen hat jeder Mensch einen bestimmten Chronotyp (optimale Zeit zum aufstehen und zu Bett gehen). Davon abzuweichen macht unproduktiv.

Zum anderen nutzt es einem wenig, wenn man selbst zwar schon um 5 Uhr morgens wach ist, aber z.B. mit allen Terminen die Interaktion mit anderen bedürfen abwarten muss, bis diese ebenfalls wach sind. Das zieht dann die gesamte Arbeitszeit in die Länge und überschreitet die vier bis fünf Stunden maximale Arbeitszeit.

Bildungszeiten einplanen

Als Arbeitnehmer oder Selbständiger hat man oft den einschränkenden Glaubenssatz, dass man keine Zeit hat viele neue Fähigkeiten zu lernen, denn man müsse ja die ganze Zeit („selbst und ständig“) sich „Arbeit nehmen“.

Doch gewisse Weiterbildungen haben einen langfristigen Vorteil für den eigenen Arbeitsablauf. Das können Tätigkeiten wie „Zehn-Finger-Schreiben“ oder auch „blind tippen“, Speed reading, Mindmapping oder auch Simultan übersetzen sein.

Wer einmal 40 Stunden Speed reading gelernt hat (und damit ungefähr mittelmäßig ist, nach „pareto squared“) hat diese 40 Stunden sehr schnell wieder eingespielt, wenn er für zukünftige Texte nur noch die Hälfte der Zeit zum lesen braucht.

Gleiches gilt z.B. für die Fähigkeit, Informationen in einer Sprache zu hören und sie direkt in einer anderen Sprache niederzuschreiben oder z.B. auf englisch blind zu tippen während man deutsch mit seinem Geschäftspartner telefoniert.

Solche Dinge müssen natürlich nicht zwingend in festen Kursen absolviert werden, die mehrere Tage des Tagesgeschäfts beanspruchen, sondern lassen sich in Zeiten von digitalen Lerninhalten auch in den „5% Puffern“ einfügen.

Terminen einen ROTI zuordnen

ROTI steht für „return on time invested“ und beziffert ganz klar eine Summe, die sich aus genau diesem Termin an Gewinn (aber auch ruhig Verlust) ermittelt.

Dabei ist ein negativer ROTI (Verlust) gar nicht so schlimm, so wird ein Essen mit Geschäftsfreunden oft nicht zu einem neuen Auftrag führen und gleich für Umsatz sorgen.

Merkt man aber, dass Termine mit gewissen Personen oder zu bestimmten Themen immer einen negativen ROTI haben, sollte man kritisch prüfen, ob diese Tätigkeit oder Person das rechtfertigt.

Medien sinnvoll nutzen

In den letzten zwei Jahren haben sich virtuelle Treffen in vielen Bereichen durchgesetzt, oftmals auch gerechtfertigt. Erfolgreiche Menschen minimieren aber den Input der sich aus diesen Treffen ergibt.

So ist nicht immer notwendig, dass ein Onlinemeeting zwingend mit Videoübertragung stattfindet (wenn nicht jemand gerade etwas präsentieren muss oder die Körpersprache des Gegenübers relevant ist) oder oftmals reicht es auch ein Meeting Stumm zu schalten und close captions (Untertitel) zu aktivieren um mitzulesen, wenn man vor und nach diesem Meeting visuelle Tätigkeiten zu erledigen hat und den Termin nicht sowieso auf einen „Audio-Tag“ legen konnte.

Ebenfalls sind erfolgreiche Menschen oft sehr eingefahren auf die Verwendung bestimmter Plattformen. Sich jedes mal zu einigen ob man jetzt Zoom, Google meet, Skype oder Telegram benutzt und wer zu welchem Meeting einlädt ist unnötige Zeitverschwendung.

Schreibzugriff auf den Kalender

Dieser Punkt, der nur Nutzer digitaler Kalender betrifft spart besonders viel Zeit in der Terminkoordination. So kann man (z.B. im Google Kalender) eine Berechtigung setzen, dass zum Termin eingeladene Personen den Termin selbst verschieben können. So entfallen mehrfache Schleifen, in denen man eine Einladung sendet, die andere Person keine Zeit hat, einem antwortet ob man den Termin verschieben kann, man dann eine neue Einladung sendet, usw. Insbesondere bei Gruppenterminen kann man hier schon mehr Zeit für die Festlegung des Termines aufwenden als für den eigentlichen Termin.

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